Zaliczanie wydatków firmowych do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest możliwe dla dwóch form opodatkowania:
– zasady ogólne (skala podatkowa),
– podatek liniowy.
W przypadku kosztów prowadzenia działalności gospodarczej nie można mówić o zamkniętej liście/katalogu wydatków. Tak naprawdę najlepszą odpowiedzią na to, czy coś jest kosztem jest: „To zależy”. Od czego? A no od charakteru prowadzonej działalności gospodarczej.
Co do zasady, zaliczenie wydatku w koszty powoduje obniżenie dochodu, co z kolei przekłada się na obniżenie podatku dochodowego do zapłaty.
PRZYCHODY – KOSZTY = DOCHÓD
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na zasadach ogólnych opłacił kurs języka angielskiego dla siebie oraz swojego pracownika. Zdecydował się na ten zakup, ponieważ kilkunastu klientów obsługiwanych przez jego firmę posługuję się językiem angielskim. Czy jest to poprawne? Jak najbardziej tak. W przedstawionej sytuacji wydatek jest ściśle związany z potrzebą sprawnego komunikowania się z klientami.
Przykład 2.
Przedsiębiorca zakupił telewizor. W trakcie zakupów poprosił sprzedawcę o wystawienie faktury na swoją firmę (jednoosobowa działalność gospodarcza). Telewizor został zawieszony na ścianie salony prywatnego domu przedsiębiorcy. Dom nie jest siedzibą firmy w/w przedsiębiorcy, ponieważ ten wynajmuje lokal usługowy w centrum miasta. Czy w takiej sytuacji można uznać poniesiony koszt jako zakup dla celów firmowych? Oczywiście – nie. W tym przypadku zakup jest ewidentnie prywatny. Nie mniej, zakup telewizora może być kosztem firmowym, o ile sprzęt elektroniczny jest wykorzystywany w firmie i służy np. wyświetlaniu reklam oczekującym klientom.
Przykład 3.
Przedsiębiorca prowadzący bar mleczny postanowił zakupić ubrania dla swoich pracownic. Zdecydował, że bar mleczny powinien mieć dość „luźny” charakter, dlatego też zakupił spodnie dżinsowe oraz koszulki polo. Czy takie zakupy mogą być uznane jako koszt prowadzenia działalności gospodarczej? Tak. Niezależnie od tego jaki rodzaj stroju został wybrany przez pracodawcę jest to ściśle powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Przykład 4.
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w swoim prywatnym domu. W związku z tym, wydzielił dla siebie oraz swoich klientów część lokalu, na którą składa się jeden pokój, korytarz (służący jako poczekalnia) oraz łazienka. Przedsiębiorca zdecydował się przeprowadzić remont w części domu, która została przeznaczona na działalność gospodarczą. Czy wydatki poniesione na remont można uznać za koszt uzyskania przychodu? Tak. Dokładnie tak samo jak w poprzednich przypadkach związek pomiędzy poniesionym wydatkiem, a prowadzoną działalnością gospodarczą jest ewidentny.
W związku z powyższymi przykładami można wysnuć ważny wniosek. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej są uzależnione od rodzaju wykonywanej działalności oraz od tego w jaki sposób wydatek wiąże się z profilem działania firmy. Jeśli taki związek jest widoczny i możliwy do udowodnienia – koszt można zaliczyć.
Najczęściej do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej zalicza się następujące:
- Koszty związane z siedzibą firmy (opłaty czynszowe, opłaty za media, koniecznie naprawy, remonty, meble, wyposażenie)
- Internet, Telefon, abonamenty
- Komputer/Laptop oraz inne urządzenia elektroniczne
- Samochód firmowy (paliwo, naprawy, płyny, części samochodowe)
- Prowadzenie księgowości
- Wynagrodzenie pracowników (umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło)
- Amortyzacja